EHBO voor uw (financiële) administratie

U vult uw belastingen al jaren in op Tax-on-Web, maar krijgt nog steeds die dikke bruine envelop in de bus. U betaalt al jaren de schoolfactuur van uw kids online, maar moet die (papieren) factuur nog steeds uit de (papieren) schoolagenda van uw kids vissen. Herkenbaar? Dan bent u niet de enige.

Papierloos leven en werken wordt morgen de norm. Dat horen we al enkele decennia. In de praktijk doen we het al jaren veeleer papierarm, dan papierloos. Dat leidt er echter toe dat we vaak een dubbele administratie hebben: een papieren en een digitale.

Hoe kan u daar nu mee aan de slag? Opruimcoach Nele Colle helpt met haar team mensen met het opruimen en organiseren van hun huis of werk. Niet alleen om het overzicht te blijven bewaren over hun kleerkast of gereedschapskist, maar ook over hun (digitale) administratie.

1. Hoe structureer je best je paperassen?

“Wat voor de ene werkt, werkt niet altijd voor de andere”, start Nele Colle. “Eén techniek is om eerst ál uw papieren op één plek bijeen te harken. Vervolgens maakt u stapeltjes per soort documenten, maar let erop u niet meteen te verliezen in details en voor elk papier een ander stapeltje te maken. Maak dus eerst grote categorieën zoals:

• Bank
• Verzekeringen
• Pensioen
• Loopbaan (diploma’s, contracten)
• Huis (abonnementen, aansluitingen, …)
• Medisch
• Garantiebewijzen
• Belastingen

Belangrijk is dat u zich daarbij nog niet de vraag stelt: wat moet ik nu met dit papier of dat document doen? Focus dus eerst op stapeltjes en categorieën maken; anders haakt u af nog goed en wel voor u begint.”

“Klaar met de stapels? Werk dan stapel per stapel af. Elke dag eentje bijvoorbeeld. Bepaal meteen wat u met elk document van de stapel moet doen: betalen, checken, beantwoorden, bewaren of wegdoen. Gooi direct weg wat u niet meer nodig hebt of waar u niets mee hoeft aan te vangen. Bewaren doet u best in mappen, bij voorkeur niet in dozen of hangmappen waar u alles gewoon inpropt. Nog beter is om in te scannen.”

Zelf gebruikt Nele ook een VIP-map: Very Important Papers. Daarin zitten onder andere haar trouwboekje, geboorteaktes, reispassen, enzovoort. “Zaken die men niet vaak nodig heeft, maar die u wel snel wilt kunnen terugvinden.”

“Vergeet niet om uw mappen duidelijk te labelen. Bij administratie is het belangrijk dat niet alleen u weet wat u waar kan vinden, maar dat ook iemand anders zijn of haar weg erin vindt.”

2. Wat met digitale documenten?

Zo veel mogelijk digitaliseren biedt heel wat voordelen: het neemt geen plaats in, uw printer kan op brugpensioen en u vindt makkelijk(er) alles terug. Krijgt u nog documenten op papier? Vraag dan aan de afzender of er een digitaal alternatief mogelijk is. Een digitale administratie geniet de voorkeur boven een papieren administratie. Maar vergeet niet om geregeld een back-up te maken of automatisch te synchroniseren. Vindt u het digitaliseren een grote stap? Zorg dan gewoon eerst voor een overzicht in uw papieren, en bekijk dan hoe u stap voor stap kan digitaliseren.

“Makkelijkst is om op uw computer of in de cloud een map aan te maken met al uw administratie. Die verdeelt u verder in submappen zoals de categorieën hierboven. Eventueel kunt u elk document ook een naam geven, bijvoorbeeld in het format jjjj-mm-dd-onderwerp.pdf”, vervolgt ze. “Sommige mensen gebruiken ook mapjes in hun mailbox als opslagdepot, maar dat is riskant als uw account gehackt wordt. Als u dat toch wilt doen, gebruik uw mailbox dan enkel om niet-essentiële documenten op te slaan.”

“Papieren die u per post krijgt, scant u best in. Geen scanner, wel een smartphone? Geen nood. Er bestaan heel wat gratis apps waarmee u documenten kan scannen, bundelen en meteen in de juiste submap dropt. Al stelt u zichzelf natuurlijk eerst de vraag: moet ik dat écht bewaren? En dan pas de vraag: wil ik dat écht bewaren? Hoe minder paperassen (ook digitale), hoe beter.”

3. Zijn er documenten die ik voor altijd op papier moét bewaren?

Sommige papieren mag u wettelijk gezien niet weggooien, ook al hebt u er een digitale kopie van:

• documenten die tot uw globaal medisch dossier behoren, zoals vaccinatieboekje en bloedgroepkaart
• diploma's en professionele titels
• geboorte-, adoptie- of erkenningsakten
• documenten met betrekking tot wettelijk of ongehuwd samenwonen, samenlevingscontract, huwelijkscontract, trouwboekje of echtscheidingsvonnis
• notariële akten
• schenkingsakten
• testamenten, documenten met betrekking tot de nalatenschap.

Bepaalde documenten mag u dan weer wel weggooien als u er een digitale kopie van hebt. Als particulier mag u bijvoorbeeld papieren facturen weggooien als de gescande factuur leesbaar is en de authenticiteit (van de herkomst) en integriteit (van de inhoud) niet discutabel zijn. Gaat het om delicate papieren of twijfelt u? Dan doet u er best aan de originelen toch te bewaren.

4. Wat met fiscale documenten, garantiebewijzen, rekeninguittreksels … ? Hoe lang bewaar ik die precies best?

Daar is geen uniform antwoord op, en bovendien zijn er verschillende regels voor particulieren en bedrijven. Als particulier moet u de kopie van je belastingaangifte minstens 7 jaar bewaren, een factuur als garantiebewijs 2 jaar. Ontdek hoe lang je wat precies dient te bewaren.

5. Wat met gezamenlijke documenten?

“Sowieso is het belangrijk dat ook iemand anders in noodgevallen uw administratie kan raadplegen. Daarom is een duidelijke labeling en organisatie belangrijk. Maak ook goede afspraken zodat u weet wie wat waar bewaart”, vervolgt Nele Colle. “Een oplossing is om met een gedeelde map of online account te werken, waarbij de gebruikersinstellingen toelaten dat beiden aan de nodige documenten kunnen.”

6. Wat met erg gevoelige informatie, zoals wachtwoorden?

Een login voor de overheid, eentje voor je telecomprovider, nog eentje voor uw energieleverancier … Op zich zijn deze portalen handig om gegevens of documenten terug te vinden en te bewaren. Aan de andere kant heb je voor elke andere login wel een apart paswoord nodig.

Ook voor allerhande online tools, programma’s en services hebt u wellicht nog een karrenvracht wachtwoorden. Die kunt u allemaal verzamelen in een wachtwoordkluis. Het enige wachtwoord dat u dan moet onthouden is het wachtwoord van die digitale kluis.

TIp: Hoe zorg ik voor een sterk wachtwoord?

7. Nog gouden tips?

• Zelf maak ik gebruik van handige overzichtsfiches voor mijn bankzaken, verzekeringen, leningen, abonnementen en pensioensparen. Zo verlies ik niets uit het oog.
• Open e-mails en brieven elke dag. Moet u er iets mee doen, maar hebt u even geen tijd of zin? Verplaats de mail dan in een mapje met ‘nog te behandelen’. Brieven kunt u desgewenst ook in een bakje verzamelen om wekelijks te bekijken.
• Of u nu kiest voor een papieren administratie of digitale administratie: verzamel altijd alles op één plek.

• Minder is beter

> Zijn er digitale en/of papieren nieuwsbrieven die u kunt stopzetten? > Zijn er abonnementen die u kunt opzeggen? > Kunt u iets jaarlijks betalen in plaats van maandelijks? > …

• Plan een vast moment in de week om je administratie bij te werken. En zet het in je (digitale) agenda zodat het een gewoonte wordt.
• Plan een vast moment in de maand om te kijken of er belangrijke aandachtspunten zijn: grote uitgaven in het vooruitzicht, nog voldoende banksaldo, ...
• Plan een vast moment in het jaar om uw langetermijndoelen te evalueren. Dat kan u bijvoorbeeld doen in de periode dat u uw belastingaangifte moet aanvullen. Dan moet u sowieso toch al heel wat informatie bijeen verzamelen. Uw spaarbuffer, pensioensparen, uw beleggingen, testamenten, schenkingen, contracten ... een geknipte periode om die tegen het licht te houden.