Premiers secours pour votre administration (financière)

Cela fait des années que vous remplissez votre déclaration d'impôts sur Tax-on-Web, mais vous continuez à recevoir la fameuse épaisse enveloppe brune dans votre boîte aux lettres. Vous payez la facture scolaire de vos enfants en ligne depuis des années, mais vous devez encore aller chercher la facture (papier) dans l'agenda scolaire (papier) de vos enfants. Vous vous reconnaissez dans cette situation ? Eh bien vous n'êtes pas le seul !

Vivre et travailler sans papier sera la norme de demain. Cela fait déjà plusieurs décennies qu'on nous le répète. Dans la pratique, cela fait des années que nous travaillons avec moins de papier, mais pas sans. Bien souvent, cela entraîne une double administration : une version papier et une autre version numérique.

Dès lors, comment s'y prendre ? Avec son équipe, Nele Colle, coach en rangement, aide les gens à gérer et organiser leur vie personnelle ou professionnelle. Non seulement pour conserver une vue d'ensemble de leur garde-robe ou de leur boîte à outils, mais aussi de leur administration (numérique).

1. Comment structurer au mieux votre paperasse ?

« Ce qui fonctionne pour l'un ne fonctionne pas toujours pour l'autre », lance Nele Colle. « L'une des techniques consiste par, d’abord, rassembler tous vos papiers dans un seul et même endroit. Formez ensuite des piles par type de documents, mais veillez à ne pas vous perdre directement dans les détails en créant une pile différente pour chaque papier. Commencez donc par les grandes catégories, par exemple :

• Banque
• Assurances
• Pension
• Carrière (diplôme, contrats)
• Maison (abonnements, raccordements...)
• Médical
• Certificats de garantie
• Impôts

Il est important que vous ne vous deviez plus vous poser la question « que dois-je faire de ce document ? ». Concentrez-vous donc sur la formation de piles et de catégories ; sinon, vous allez décrocher avant même d'avoir commencé. »

« Vous avez fini vos piles ? Procédez alors pile par pile. Une par jour par exemple. Déterminez d'entrée de jeu ce que vous devez faire avec chaque document de la pile : payer, vérifier, répondre, conserver ou supprimer. Jetez directement ce dont vous n'avez plus besoin ou ce qui ne nécessite pas d'action de votre part. Il est préférable de conserver vos documents dans des dossiers avec intercalaires, de préférence pas dans des boîtes ou des fardes où l'on peut venir glisser tout et n'importe quoi. Le mieux reste encore de scanner vos documents.

De son côté, Nele utilise également un dossier VIP : Very Important Papers. Celui-ci comprend notamment son carnet de mariage, des actes de naissance, des passeports, etc. « Ce sont des papiers dont vous n'avez pas souvent besoin, mais que vous voulez pouvoir retrouver rapidement. »

« N'oubliez pas d'étiqueter clairement vos dossiers. Pour le classement, il est important que vous sachiez ce que vous pouvez trouver à quel endroit, mais aussi que quelqu'un d'autre puisse s'y retrouver. »

2. Quid des documents numériques ?

La numérisation offre de nombreux avantages : elle ne prend pas de place, votre imprimante peut partir à la prépension, et vous retrouvez tout (plus) facilement. Vous recevez encore des documents en version papier ? Demandez à l'expéditeur s'il existe une solution numérique. Une administration numérique est préférable à une administration papier. Mais n'oubliez pas d'effectuer régulièrement une sauvegarde ou de synchroniser automatiquement vos dossiers. Vous trouvez que la numérisation constitue une grande étape à franchir ? Dans ce cas, veillez tout d'abord à avoir une vue d'ensemble de vos papiers, puis réfléchissez à la manière dont vous pouvez les numériser étape par étape.

« Le plus facile est de créer un dossier comprenant toute votre administration sur votre ordinateur ou dans le cloud. Répartissez ensuite vos dossiers en sous-dossiers, comme pour les catégories ci-dessus. Vous pouvez éventuellement donner un nom à chaque document, par exemple au format aaaa-mm-jj-objet.pdf », poursuit-elle. « Certaines personnes utilisent également des dossiers dans leur boîte mail comme solution de stockage, mais cela comporte des risques, notamment si votre compte venait à être piraté. Si vous voulez le faire, enregistrez seulement des documents non essentiels. »

« Il est préférable de scanner les papiers que vous recevez par la poste. Vous n'avez pas de scanner, mais un smartphone ? Pas de problème ! Il existe de nombreuses applications gratuites qui vous permettent de scanner des documents, de les regrouper et de les faire glisser directement dans le bon sous-dossier. Même si, bien sûr, vous devez commencer par vous poser la question : dois-je vraiment conserver ce document ? Et puis la question : est-ce que je veux vraiment le conserver ? Moins il y a de paperasse (y compris numérique), au mieux c'est. »

3. Y a-t-il des documents que je dois absolument conserver pour toujours en version papier ?

D'un point de vue légal, vous ne pouvez pas jeter certains papiers, même si vous en avez une copie numérique :

• les documents qui font partie de votre dossier médical global, comme le carnet de vaccination et la carte de groupe sanguin
• les diplômes et titres professionnels
• les actes de naissance, d'adoption ou de reconnaissance
• les documents relatifs à la cohabitation légale ou de fait, le contrat de vie commune, le contrat de mariage, le carnet de mariage ou le jugement de divorce
• les actes notariés
• les actes de donation
• les testaments, les documents relatifs à la succession.

Vous pouvez toutefois jeter certains documents si vous en avez une copie numérique. En tant que particulier, vous pouvez par exemple jeter des factures papier si la facture scannée est lisible et si l'authenticité (de l'origine) et l'intégrité (du contenu) sont indiscutables. Vous avez des papiers sensibles, ou bien vous hésitez ? Dans ce cas, il est préférable de conserver les originaux.

4. Quid des documents fiscaux, des certificats de garantie, des extraits de compte… ? Combien de temps dois-je les conserver ?

Il n'y a pas de réponse uniforme à cette question, et il existe en outre des règles qui diffèrent selon que vous êtes un particulier ou une entreprise. En tant que particulier, vous devez conserver la copie de votre déclaration fiscale pendant au moins 7 ans, et une facture en tant que certificat de garantie pendant 2 ans. Découvrez ce qu'il faut conserver et pendant combien de temps exactement.

5. Quid des documents communs ?

« Il est important qu’une personne de confiance puisse également consulter votre administration en cas d'urgence. C'est pourquoi un étiquetage et une organisation clairs sont importants. Passez également de bons accords afin de savoir qui conserve quoi et où », ajoute Nele Colle. « Une solution consiste à travailler avec un dossier partagé ou un compte en ligne, où les paramètres d'utilisateur permettent aux deux personnes d'avoir accès aux documents nécessaires.»

6. Quid des informations très sensibles, comme les mots de passe ?

Un login pour les pouvoirs publics, un autre pour votre fournisseur télécom, et encore un autre pour votre fournisseur d'énergie… En soi, ces portails sont pratiques pour retrouver et conserver des données ou des documents. D'un autre côté, vous avez besoin d'un mot de passe distinct pour chacun.

Vous avez peut-être tout un tas d'autres mots de passe pour d'autres types d'outils, de programmes et de services en ligne. Vous pouvez tous les rassembler dans un coffre à mots de passe. Le seul mot de passe que vous ayez à retenir est alors celui de ce coffre numérique.

Comment créer un mot de passe sécurisé ?

7. D'autres astuces pratiques ?

• J'utilise des fiches de synthèse pratiques moi-même pour mes opérations bancaires, mes assurances, mes prêts, mes abonnements et mon épargne-pension. De cette façon, je ne perds rien de vue.
• Ouvrez vos e-mails et vos lettres tous les jours. Vous devez en faire quelque chose, mais vous n'avez pas le temps ou l'envie de le faire ? Dans ce cas, déplacez l'e-mail dans un dossier nommé « à traiter ». Si vous le souhaitez, vous pouvez également rassembler les lettres dans un bac que vous consultez chaque semaine.
• Que vous optiez pour une administration papier ou numérique, rassemblez toujours tout dans un seul et même endroit.
• Moins vous avez de paperasse, mieux c'est.> Y a-t-il des lettres d'information numériques et/ou papier dont vous pouvez vous désabonner ? > Y a-t-il des abonnements que vous pouvez résilier ? > Pouvez-vous payer un montant annuel au lieu d'un montant mensuel ? > ...
• Prévoyez un moment fixe dans la semaine pour vous mettre à jour dans votre administration, et indiquez-le dans votre agenda (numérique) pour que cela devienne une habitude.
• Prévoyez un moment fixe dans le mois pour vérifier s'il y a des points d'attention importants : dépenses importantes en perspective, solde bancaire suffisant…
• Prévoyez un moment fixe dans l'année pour évaluer vos objectifs à long terme. Vous pouvez par exemple le faire pendant la période où vous devez compléter votre déclaration fiscale. En effet, vous devez déjà rassembler de nombreuses informations. Votre réserve d'épargne, votre épargne-pension, vos placements, vos testaments, vos donations, vos contrats… c'est une période idéale pour les examiner !