Politique de la Vie Privée des candidats auprès de Keytrade Bank
Au travers cette politique, Keytrade Bank, responsable du traitement, souhaite vous informer de manière claire et transparente sur les conditions dans lesquelles Keytrade Bank traite les données à caractère personnel que vous lui avez communiquées dans le cadre de votre candidature.
Keytrade Bank a besoin de certaines de vos données à caractère personnel pour analyser votre candidature et assurer le suivi de celle-ci (répondre par écrit, organiser une sollicitation…).
Keytrade Bank accorde une grande importance à protéger les données à caractère personnel contre les divulgations ou les traitements non autorisés. Keytrade Bank s’engage à traiter ces données à caractère personnel uniquement lorsque cela est nécessaire pour une finalité déterminée et dans le strict cadre règlementaire.
1. Collecte des données à caractère personnel
Par donnée à caractère personnel on entend toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. En d’autres termes, dès qu’une personne peut être identifiée sur base des éléments dont le responsable du traitement dispose, toute donnée relative à cette personne (âge, expériences professionnelles, hobby…) est une donnée à caractère personnel.
Keytrade Bank collecte des données à caractère personnel vous concernant de trois sources différentes :
- Données déclaratives : ce sont toutes les données qui vous procurez directement à Keytrade Bank que ce soit par écrit ou oralement (Nom, adresse, n° de téléphone, adresse e-mail, documents, résumés des entretiens…) ;
- Sources publiques : lors du recrutement ou après, Keytrade Bank peut être amenée à consulter et collecter des données vous concernant qui sont rendues publiques (par exemple votre profil LinkedIn) ;
- Données récoltées par des tiers : Keytrade Bank peut également être amenée à recevoir des données de tiers pour se faire (informations transmises par un recruteur, prise de contact avec d’anciens collègues, managers…).
2. Traitements des données – base légale et finalité
2.1 Gestion de la candidature
Keytrade Bank collecte et traite exclusivement vos données pour la gestion de votre candidature en suivant la procédure décrite dans la présente section. La base légale des traitements est la prise de mesures précontractuelles relatives à votre candidature.
2.1.1 Analyse de votre e-mail de candidature et des pièces jointes
Dans un premier temps, le département des ressources humaines analyse le contenu de votre e-mail de candidature ainsi que les pièces annexées (CV, lettre de motivation…). Si le département des ressources humaines estime que vous pourriez présenter les qualités recherchées par un responsable de Keytrade Bank, les informations reprises dans votre e-mail sont conservées dans un fichier sur un serveur uniquement accessible par les personnes en charge du recrutement du département des ressources humaines.
2.1.2 Collecte d’informations rendues publiques et des informations présentes dans les bases de données de Keytrade Bank
Il se peut que le département des ressources humaines consulte des bases de données publiques sur internet (profil LinkedIn…) pour compléter votre candidature et obtenir des informations complémentaires.
Le département des ressources humaines consultera également ses propres bases de données, à savoir sa boîte de réception d’e-mail cv@keytradebank.com, le fichier reprenant les documents des candidats avec lesquels un entretien a eu lieu et le fichier contenant les informations des anciens employés et ce pour autant que les délais de conservation respectifs ne soient pas encore atteints. Keytrade Bank traite ces données afin de contrôler s’il y a déjà eu des contacts entre vous et Keytrade Bank par le passé et, le cas échéant, le contenu des informations échangées (pour les délais de conservation appliqués, veuillez consulter la partie ‘délai de conservation des données à caractère personnel’).
Les éventuelles données récoltées dans les bases de données consultées par le département des ressources humaines seront insérées dans votre fichier présent sur le serveur uniquement accessible aux personnes en charge du recrutement du département des ressources humaines. Il en sera de même de toute information écrite que vous remettez à Keytrade Bank dans le cadre de votre candidature.
2.1.3 Premier entretien avec le département des ressources humaines
Si les personnes en charge du recrutement au sein du département des ressources humaines estime que sur base des informations à sa disposition un premier entretien téléphonique/en ligne s’impose, un personne des ressources humaines prendra contact avec vous. Des notes écrites relatives à cet entretien seront rédigées par la personne des ressources humaines. Ces notes seront conservées dans votre fichier sur le serveur uniquement accessible aux personnes en charge du recrutement du département des ressources humaines.
Si des documents ou informations complémentaires sont transmises par vos soins suite à l’entretien, ceux-ci seront également joint à votre fichier.
2.1.4 Prise de connaissance par le responsable compétent
Si le département des ressources humaines estime que votre candidature doit être portée à l’attention d’une ou plusieurs personnes responsables de Keytrade Bank, votre candidature et les éléments nécessaires pour qu’ils puissent prendre position sont mis à leur disposition. Les mesures techniques nécessaires sont prises pour que seul les personnes concernées par le recrutement aient accès aux données et puissent en prendre connaissance.
2.1.5 Deuxième entretien avec un membre du département RH et le responsable
En cas de retour positif d’un ou plusieurs responsables quant à votre candidature, un entretien est organisé entre le(s) responsable(s), un membre du département des ressources humaines et vous-même. Lors de cet entretien, des notes sont également prises et ajoutées à votre fichier sur le serveur uniquement accessible par les personnes en charge du recrutement du département des ressources humaines.
Les éventuelles informations que vous transmettez sur papier lors de cet entretien seront scannées, ajoutées en format numérique à votre fichier et ensuite détruites via SHRED-IT.
2.1.6 Vérification des données transmises
Dans le cas où vous donnez votre consentement, et uniquement dans ce cas, les références que vous procurez activement peuvent être contrôlées par notre département des ressources humaines. Lors de cette prise de contact, des notes sont prises pour relater l’interaction avec la personne. Ces notes sont également jointes à votre fichier.
2.1.7 Rédaction d’un contrat de travail
Dans le cas où Keytrade Bank souhaite vous faire une proposition de contrat de travail, vos données à caractère personnel nécessaires à cette fin seront traitées.
Keytrade Bank peut également être amenée à vous demander des documents spécifiques (copie diplôme, certificat de bonne vie et mœurs…) en fonction de la position pour laquelle Keytrade Bank fait une proposition et de votre parcours.
2.1.8 Transfert de vos données vers le fichier ‘employés’
Si vous signez la proposition de contrat de travail qui vous a été soumise, l’intégralité de vos données à caractère personnel conservées dans votre fichier dans la partie ‘candidatures’ sera transféré vers un fichier personnel sur la partie ‘employés’ du serveur qui est lui uniquement accessible au département des ressources humaines.
Vos données seront dès ce transfert traitées conformément à la Politique de la Vie Privée des employés.
3. Délai de conservation des données à caractère personnel
3.1.1 Données transmises par écrit et resté sans suite
Toutes les données transmises par e-mail sont conservées pendant le délai d’un an. Il existe néanmoins deux exceptions à ce principe :
- Premièrement, si vous nous adressez une réclamation endéans le délai d’un an vos données seront conservées pendant un délai de cinq ans. Il en est de même en cas de procédure judiciaire. Vos données seront conservées tant que la procédure judiciaire n’est pas passée en force de chose jugée
- Deuxièmement, si la personne en charge du recrutement estime que votre profil pourrait correspondre à un besoin de Keytrade Bank dans un futur proche, vos données sont conservées pendant le délai de deux ans.
Si, suite à votre candidature, une personne en charge du recrutement du département des ressources humaines a organisé un entretien, vos données ont été transférées vers un fichier personnel conservé dans la partie ‘candidatures’ du serveur uniquement accessible aux personnes en charge du recrutement du département des ressources humaines. Ces fichiers sont conservés pendant le délai de deux ans. Si vous entrez dans une relation de travail avec Keytrade Bank, l’intégralité de vos données sont transférées vers un l’emplacement ‘employés’ sur le serveur uniquement accessible aux ressources humaines. Vos données sont dans ce cas conservées pendant le délai précisé dans la Politique de la Vie Privée des employés.
3.1.2 Entretien en ligne via Teams
Les entretiens qui se déroulent en ligne via Teams avec le département des ressources humaines et/ou un ou plusieurs représentants de Keytrade Bank ne sont pas enregistrés et conservés, sauf si vous en faites préalablement la demande expresse écrite.
3.1.3 Appels téléphoniques
Les appels téléphoniques que vous avez avec le département des ressources humaines et éventuellement avec le(s) représentant(s) de Keytrade Bank ne sont pas enregistrés.
4. Transferts des données à caractère personnel
Toutes les données transmises dans le cadre de votre candidature sont exclusivement traitées en interne et ne font donc l’objet d’aucun transfert vers un tiers ou partenaire qu’ils soient situés dans l’Union Européenne ou à l’extérieur. En ne transférant aucune donnée, Keytrade Bank s’engage à garantir la confidentialité de votre candidature et des données transmises.
5. Mesures de sécurités mises en place
La sécurité des données est une des priorités du groupe Crédit Mutuel Arkéa dont Keytrade Bank fait partie. La conservation et le traitement de vos données à caractère personnel s’opèrent ainsi dans un cadre de règles et procédures strictes.
Afin de garantir l’exactitude et la confidentialité de vos données, nous prenons diverses mesures dont :
Mesures techniques
- Vos données sont uniquement transférées aux managers qui en ont besoin dans le cadre de l’analyse de votre candidature ;
- L’accès au serveur du département des Ressources Humaines est limité aux membres de ce département ;
- L’accès au système d’exploitation se fait via mot de passe et lors d’une connexion à distance un contrôle complémentaire a été mis en place (accès au VPN).
Mesures physiques :
- Aucune donnée vous concernant n’est conservée sur papier afin d’éviter de compromettre la confidentialité des données.
Mesures complémentaires
- Lorsque vous communiquez une modification de vos données personnelles, la donnée est modifiée par le département des ressources humaines dans votre dossier.
- Des audits et des contrôles permanents sont tenus pour contrôler le respect de la règlementation.
- Formation des collaborateurs pour les sensibiliser à la protection des données à caractère personnel et au respect de la règlementation.
6. Décision humaine basée sur des analyses automatisées
Keytrade Bank n’applique pas de décisions entièrement automatisées au sens de l’article 22 du RGPD aux données des candidats.
7. Vos droits
Pour l’exercice de vos droits en lien avec le RGPD, vous pouvez vous adresser à cv@keytradebank.com en utilisant la même adresse e-mail que celle utilisée pour les précédents échanges.
7.1 Droit de rectification : exactitude et modification de vos données à caractère personnel
En cas de changement de vos données à caractère personnel vous pouvez en informer Keytrade Bank par e-mail à l’adresse susmentionnée afin que nous disposions de données à jour et exactes.
7.2 Droit d’accès
Toute personne dont Keytrade Bank traite les données à caractère personnel a un droit d’accès. Ce droit vous permet de prendre connaissance des données vous concernant dont Keytrade Bank dispose et de vous assurer que celles-ci soient correctes, à jour, complètes, pertinentes.
7.3 Droit à l’oubli
Keytrade Bank a besoin de certaines de vos données à caractère personnel pour traiter votre candidature. L’intégralité de vos données à caractère personnel ne pourra être effacée de nos systèmes informatiques que si vous retirez votre candidature. Dans le cas où vous souhaitez supprimer une donnée à caractère personnel en particulier et poursuivre votre candidature, cela est possible pour autant que celle-ci n’est pas indispensable au traitement de votre candidature.
Keytrade Bank pourrait cependant refuser l’exercice de votre doit à l’oubli si vos données sont nécessaires à la constatation, à l'exercice ou à la défense de ses droits en justice.
7.4 Droit à la limitation
Ce droit vous permet de demander à Keytrade Bank l’arrêt temporaire du traitement de vos données à caractère personnel dans des cas précis énumérés dans la règlementation.
Si vous avez fait usage de ce droit, Keytrade Bank pourra conserver vos données mais elle ne pourra plus les traiter sauf avec votre accord ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de ses droits (ou ceux d’une autre personne) ou dans les cas prévus par la règlementation.
7.5 Droit à la portabilité des données
En vertu de ce droit, vous pouvez demander à Keytrade Bank de vous transmettre vos données à caractère personnel ou de les transmettre directement à un autre responsable du traitement, lorsque cela s'avère techniquement possible. Ce droit ne concerne que les données que vous avez vous-même fournies à Keytrade Bank et qui font l’objet d’un traitement automatisé, sur la base du contrat ou sur la base de votre consentement.
7.6 Droit d’opposition
Vous avez toujours et à tout moment le droit de vous opposer, à tout traitement de vos données à caractère personnel qui est fondé sur l’intérêt légitime de Keytrade Bank. Keytrade Bank ne réalise pas de traitement des données que vous nous communiquez dans le cadre de votre candidature sur base de l’intérêt légitime.
8. Des questions ?
Si vous avez des questions ou êtes confronté à un problème lié à vos données à caractère personnel, vous pouvez contacter notre DPO Team :
- Par e-mail à dpo@keytradebank.com
- Par courrier à l’adresse Boulevard du Souverain 100, 1170 Bruxelles à l’attention de la DPO Team
9. Le délégué à la protection des données
Keytrade Bank a désigné un délégué à la protection des données ("DPD") qui a notamment pour mission d’informer et conseiller Keytrade Bank sur toutes les questions relevant de la protection des données à caractère personnel. Vous pouvez contacter le Délégué à la Protection des Données :
- Par courrier postal : Madame la Délégué à la Protection des Données – Crédit Mutuel Arkéa - 1 rue Louis Lichou, 29808 Brest Cedex 9, France 4
- Par e-mail à protectiondesdonnees@arkea.com
10. Réclamations
En cas de réclamation concernant le traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez soumettre une requête en médiation auprès de l’Autorité de protection des données à l’adresse suivante:
Autorité de protection des données Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles Tél : +32 2 274 48 00 Email : contact@apd-gba.be